Assessment Center, jako metoda stosowana w procesie rekrutacji pozwala na zbieranie dodatkowych informacji na temat kandydatów do pracy. Informacje te stanowią dane osobowe, zgodnie z ich definicją art. 4 pkt 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku.
Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, na co zwrócić uwagę rekrutując kandydatów do pracy, szczególnie przy użyciu techniki Assessment Center.
Wypisz jakie dodatkowe informacje uzyskasz o kandydacie do pracy stosując Assessment Center?
Zapewne będą to, m.in.:
- Zestaw cech osobowych,
- Umiejętność organizacji pracy własnej,
- Dodatkowe informacje, które mogą, aczkolwiek nie muszą być niezbędne do dokonania oceny kwalifikacji i umiejętności kandydata
Jeżeli okaże się, że przy użyciu omawianej techniki zbierać będziesz więcej informacji o aplikującym, niż jest to niezbędne dla pracodawcy do podjęcia decyzji o zatrudnieniu danego kandydata, wówczas informacje takie będą danymi nadmiarowymi, co oznacza że nie będzie zrealizowana zasada minimalizacji danych i w konsekwencji zasada rozliczalności (o których mowa w art. 5 ust. 2 RODO).
Wiem, kogo poszukuję, wiem jakich cech oczekuję od kandydata. Co mam dalej zrobić, by być w zgodzie z RODO?
Jeżeli w Twojej ogólnej ocenie dojdziesz do wniosku, iż zakres informacji o kandydacie do pracy, biorącym udział w rekrutacji z wykorzystaniem techniki Assessment Center spowoduje, iż wejdziesz w posiadanie szerszego zakresu jego danych, konieczne będzie (rekomendujemy), przeprowadzenie oceny skutków dla przetwarzania danych osobowych (DPIA). Grupa Robocza art. 29 (obecna Europejska Rada Ochrony Danych Osobowych) w swoich wytycznych (sygnowanych: 17EN WP248) określiła dość precyzyjnie w jaki sposób oceny tej należy dokonać (wytyczne do pobrania pod adresem: https://www.rodokontrola.pl/do-pobrania/)i. Analiza ta pozwala na dokonanie oceny, czy:
- Rzeczywiście niezbędne są wszystkie dane jakie przetwarzasz (informacje o kandydacie) w stosunku do celu w jakim są one przetwarzane?
- Czy przetwarzając te dane będziesz mogła/mógł realizować prawa osoby, której dane dotyczą (zgodnie z prawami wskazanymi w RODO)?
- Czy zakres tych informacji nie wpływa na naruszenie praw i wolność tej osoby?
Przeprowadzenie oceny skutków pozwoli Ci także na zweryfikowanie zastosowanych zabezpieczeń danych oraz sprawdzenie celowości wdrożenie kolejnych.
W wyniku przeprowadzonego DPIA może okazać się, że cześć zadań które wykonuje kandydat aplikujący do pracy, nie będzie już konieczna (a wręcz będzie dostarczała nadmiarowych danych) lub ich zabezpieczenie będzie wymagało zbyt wieku nakładów, w konsekwencji z nich zrezygnujesz.
Przygotowana została analiza DPIA. Co jeszcze muszę wiedzieć?
Jeżeli wynik przeprowadzonej oceny pozwala na wykorzystanie techniki Assessment Center w toku dalszego postępowania rekrutacyjnego, pomyśl w jaki sposób i w którym momencie procesu rekrutacyjnego poinformujesz o tym kandydatów.
NASZE RADY:
- już na etapie ogłoszenia poinformuj kandydatów do pracy, jak będzie przebiegał proces rekrutacji – możesz to zrobić na np. stronie www, w zakładce „kariera/praca u nas”, opis etapów rekrutacji;
- gdy spełnisz obowiązek informacyjny na podstawie art. 13 RODO (np. ogłoszenie o pracę). Korzystając z usług firm zewnętrznych, które będą selekcjonować kandydatów w twoim imieniu, zadbaj, by byli oni poinformowani o Assessment Center przez pracowników firmy zewnętrznej;
- przechowuj zgodę od kandydatów do pracy, którzy będą poddani Assessment Center – na przetwarzanie ich danych do tego celu. Pamiętaj o zasadzie, jedna zgoda – jeden cel. Koniecznie poinformuj, o możliwości wycofanie tej zgody i miej na uwadze, że kandydat nie musi zgodzić się na zastosowanie tej techniki, a mimo to powinien być brany pod uwagę w dalszych etapach postępowania rekrutacyjnego. Zaoszczędzi Ci to w przyszłości możliwych procesów cywilnych z tytułu dyskryminacji, lub poniesienia szkody przez kandydatów, którzy nie przeszli do kolejnych etapów. Ważne jest także dość precyzyjnie określenie czasu przetwarzania danych osobowych pozyskanych z Assessment Center.
- jeżeli nagrywasz proces Assessment Center, zwróć uwagę na obowiązek informacyjny związany z monitoringiem oraz wskazanie odpowiedniej podstawy prawnej takiego przetwarzania, oraz określ czas jak długo będziesz te dane przetwarzać. Pamiętaj, że może się to wiązać z wyodrębnieniem osobnej czynności przetwarzania w prowadzonym przez Ciebie Rejestrze czynności przetwarzania, określonego w art. 30 RODO (w praktyce, Rejestr ten jest dokumentem obowiązkowym dla każdego administratora danych).
Więcej o Assessment Center i monitoringu znajdziesz w naszej publikacji: https://ksiegarnia.difin.pl/index.php?route=product/product&product_id=3769; zaś proponowaną przez nas metodologię prowadzenia oceny skutków dla przetwarzania danych wraz z procedurą jej przeprowadzenia znajdziesz w Pakiecie nr 3 przygotowanej dokumentacji do wdrożenia RODO w firmie, dostępnym na stronie: